Cydweithio ar waith — creu gwasanaethau ar draws ffiniau

Ym mis Medi, fe gychwynnon ni ein sgwad gyntaf, gan edrych ar weddnewid digidol. Mae’r prosiect yn gweithio ar y cyd â thri awdurdod lleol, sef Torfaen, Blaenau Gwent a Chastell-nedd Port Talbot. Roedd yr arweinwyr o bob awdurdod yn awyddus i hyrwyddo ffyrdd digidol a newydd o wella gwasanaethau i’w preswylwyr, ac roedd pob un o noddwyr y prosiect yn rhannu’r un weledigaeth ynglŷn â phwysigrwydd dylunio gwasanaethau i greu gwasanaethau digidol gwell a ddyluniwyd o safbwynt y cwsmer.

Dyma’r tro cyntaf i’r tri chyngor weithio ar brosiect amlddisgyblaethol trawsbynciol yn cynnwys staff o rannau gwahanol o’r cynghorau, gan gynnwys gwasanaethau cymdeithasol a gwasanaethau digidol, a chroesi ffiniau sefydliadol.

Yn y postiad hwn, mae tri noddwr y prosiect yn sôn am beth oedd wedi’u hysgogi i gymryd rhan, sut brofiad y bu hyd yma, beth maen nhw’n ei ddysgu a beth maen nhw’n gobeithio ei gyflawni.

Anne-Louise Clark, Cyngor Bwrdeistref Blaenau Gwent

Image for post
Image for post

‘Mae creu gwasanaethau cyhoeddus sy’n addas i’r 21ain Ganrif yn hollbwysig i ni i gyd. Mae ein preswylwyr yn disgwyl gallu defnyddio gwasanaethau ac i’w ceisiadau gael eu datrys yn gyflym ac yn hawdd. Nawr yw’r amser i herio ein tybiaethau ynglŷn â sut, ble a phryd mae pobl eisiau rhyngweithio â ni. Mae angen i ni feddwl fel ein preswylwyr, a’r ffordd orau o wneud hynny yw siarad â nhw, dysgu ganddynt a’u cynnwys wrth ffurfio’r dyfodol. Mae ymwneud â’r prosiect hwn a gweithio ochr yn ochr â’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol (CDPS) yn rhoi cyfle i ni greu gwasanaethau gwell a manteisio i’r eithaf ar y potensial a gynigir gan ddatrysiadau digidol, ar yr un pryd â cheisio cyfleoedd i ddileu gwastraff, gan arbed amser ac, yn y pen draw, arian. Rydyn ni’n dysgu wrth i ni fynd, gan ddatblygu datrysiadau mewn amser real, profi’r datrysiadau hynny a’u newid yn gyflym pan fydd angen, a darganfod cyfleoedd newydd. Mae gweithio ar y cyd â chydweithwyr o CNPT a Thorfaen yn ychwanegu at y profiad. Mae dod i adnabod cydweithwyr newydd, rhannu profiadau, chwalu rhwystrau gyda’n gilydd a dathlu datblygiadau yn creu’r amodau ar gyfer creadigrwydd ac arloesedd. Mae’n debyg i gyfuno’r gorau o’n holl archbwerau. Mae angen i hyn ddod yn arfer os ydym am greu gwasanaethau gwell, cryfach a mwy cydnerth ac ailffurfio disgwyliadau. Rwy’n gobeithio y bydd hyn yn gatalydd ar gyfer gweithredu er gwell — gan roi ein preswylwyr wrth y llyw.’

Ian Vaughan, Cyngor Bwrdeistref Castell-nedd Port Talbot

‘Mae’r coronafeirws wedi cynyddu newid digidol yn gyflym yn fyd-eang ac, yn ei dro, wedi cynyddu disgwyliadau preswylwyr ynglŷn â’r gwasanaethau a ddarperir gan Gynghorau a’r cyfleoedd a gynigir gan oes y rhyngrwyd.

Roeddwn yn falch iawn pan gawson ni ein dewis gan CDPS i weithio ar y prosiect arloesol hwn ochr yn ochr â Thorfaen a Blaenau Gwent i greu gwasanaethau digidol gwell. Mae gweithio mewn amgylchedd gwirioneddol ystwyth am y tro cyntaf wedi atgyfnerthu buddion gweithio yn y modd hwn i mi.

Mae’r cam darganfod, yn arbennig, wedi bod yn un o’r elfennau allweddol sy’n cael ei hanwybyddu’n aml, yn enwedig pan geir pwysau, o bosibl, i greu datrysiad digidol wedi’i ddiffinio o flaen llaw heb lwyr ddeall anghenion a gofynion defnyddwyr. Mae’r gwaith darganfod hwn, a defnyddio dull sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr ac wedi’i sbarduno gan ddata, yn fuddiol oherwydd ei fod yn helpu i leihau’r perygl o greu’r peth anghywir.

Mae’r cyfathrebu a’r cydweithio cyson trwy sesiynau gwib-gynllunio, ôl-sylliadau, nodiadau wythnosol a dangos a dweud wedi ein helpu ni i gyd i ddysgu’n gyflym gan ein gilydd.

Rwy’n edrych ymlaen at weld sut bydd yr ymchwil a gasglwyd yn ystod y cam darganfod yn helpu i ffurfio’r datrysiad prototeip yn y cam alffa, gan greu gwasanaeth gwell i’n preswylwyr.

Rydw i hefyd wedi bod yn gyffrous iawn ynglŷn â’r ffordd y mae gweithio gyda CDPS ar y prosiect hwn yn rhoi gwybodaeth a dealltwriaeth well o’r cyfleoedd mawr sydd ar gael wrth ddylunio gwasanaethau. Yn fy marn i, roedd y ddau weithdy diweddar ar ddylunio gwasanaethau a gynhaliwyd ar gyfer ein Swyddogion a’n Haelodau yn rhagorol ac wedi cyfleu buddion yr ymagwedd hon yn effeithiol iawn. Bydd trosglwyddo gwybodaeth am y ffordd hon o weithio yn hanfodol wrth i ni barhau â’n taith gweddnewid digidol fel cyngor ac ychwanegu at y gwaith rydym eisoes wedi’i wneud yn rhan o’n strategaeth Clyfar a Chysylltiedig.

Mae angen i ni lwyr ddeall y ffordd orau o barhau â’r trosglwyddiad hwn, a’r rolau a’r adnoddau digidol newydd sy’n ofynnol i ddylunio a darparu gwasanaethau sy’n canolbwyntio ar ddefnyddwyr yn rhan o’n gweddnewidiad digidol.

Rwy’n gobeithio hefyd y bydd hyn yn helpu i sbarduno’r newid tuag at batrymau/safonau technegol a dylunio gwasanaeth cyffredin y gellir eu hailddefnyddio ar draws y sector cyhoeddus yng Nghymru. Gall gweithio’n agored a chydweithio gyda’n gilydd ar brosiectau digidol arwain at arloesedd pellach a fydd nid yn unig yn fuddiol i’r ffordd rydym yn darparu ein gwasanaethau, ond hefyd yn fuddiol i’n preswylwyr a’n busnesau.’

James Griffin, Cyngor Bwrdeistref Torfaen

Image for post
Image for post

Rwy’n falch iawn ein bod wedi cymryd gwasanaeth pwysig iawn sy’n cynhyrchu swm uchel o drafodion ac yn gweithio’n agos gyda’n cwsmeriaid a’n staff i weld a allwn ddod o hyd i ffordd well o fodloni eu hanghenion. Byddai hyn hefyd yn rhyddhau amser prin staff i wneud y gwaith mwyaf gwerthfawr y maen nhw wedi’u cymhwyso’n unigryw i’w wneud. Os gallwn wneud hyn mewn un gwasanaeth, mae’n ddigon posibl y gallwn wneud rhywbeth tebyg ar draws nifer o wasanaethau’r cyngor, gan helpu i greu profiad llawer gwell i gwsmeriaid ac arbed amser ac arian i’r cyngor.

Rydyn ni wedi darganfod bod bron hanner ein trafodion mewn gofal cymdeithasol i oedolion yn ymwneud â therapi galwedigaethol. Mae llawer o’r rheiny’n gymharol syml i’w prosesu gyda’r wybodaeth iawn, ond ymdrinnir â 96% o’r trafodion hyn mewn ffordd sy’n gallu bod yn llafurus i’n staff ac yn anodd i’n cwsmeriaid ei deall. Credaf y gallwn ddod o hyd i ffordd well o lawer o helpu cwsmeriaid i gael gwybodaeth well am ba gymorth sydd ar gael iddynt gan y cyngor neu ffynonellau eraill ac, os oes arnynt angen y cyngor, beth yw’r broses a pha mor hir y byddai’n ei gymryd, yn fras.

Ynghyd â’r arbenigwyr o’r Ganolfan Gwasanaethau Cyhoeddus Digidol ac mewn partneriaeth â’n cydweithwyr o gynghorau Blaenau Gwent a Chastell-nedd Port Talbot, rydyn ni wedi gweithio’n dda ac yn gyflym gyda’n cwsmeriaid, ein staff a rhanddeiliaid eraill i gael dealltwriaeth dda o’r problemau y mae angen i ni eu datrys a sut i’w datrys. Rwy’n hyderus y bydd y gwaith hwn yn gwneud gwahaniaeth mawr nid yn unig i therapi galwedigaethol a gofal cymdeithasol i oedolion, ond hefyd i sut mae’r cyngor yn rheoli swm mawr o drafodion mor effeithlon ac effeithiol â phosibl wrth symud ymlaen. Rydw i hefyd yn hyderus mai gweithio’n agos ac yn gyflym gyda chwsmeriaid a staff i ddeall eu heriau a chreu datrysiadau prototeip yw’r ffordd orau o wneud rhai newidiadau mawr cadarnhaol i gwsmeriaid, staff a’r cyngor.

Get the Medium app

A button that says 'Download on the App Store', and if clicked it will lead you to the iOS App store
A button that says 'Get it on, Google Play', and if clicked it will lead you to the Google Play store